28 – 29 Desember 2017, UMY mengutus 2 pustakawan serta 2 TIM IT UMY untuk belajar di Perpustakaan Institut Pertanian Bogor (IPB) dan Perpustakaan Universitas Telkom. Mereka yaitu Novy Diana Fauzie, Robi Kurniadi, Ma`arif, serta Eko Kurniawan. Tujuan kegiatan tersebut untuk mempelajari repository IPB dalam meraih rangking tertinggi di webometric skala Indonesia dan Asia. Tujuan lain adalah untuk mempelajari desain ruangan serta sistem informasi yang ada di Perpustakaan Universitas Telkom.

Hari pertama, mereka belajar di Perpustakaan IPB bersama Kepala Perpustakaan, Pustakawan, serta TIM IT yang ada di sana. TIM IT IPB menceritakan bahwa dulunya Perpustakaan IPB mempunyai sebuah knowledge management system (KMS) yang di dalamnya merupakan gabungan dari berbagai aplikasi perpustakaan, baik aplikasi otomasi, repository, dan juga website perpustakaan. Setelah berjalan beberapa tahun, ternyata sistem tersebut belum memenuhi standar internasional. Selain itu, mesin pencari tidak bisa mengindeks file-file yang ada di dalamnya, sehingga mereka memutuskan untuk migrasi sistem.

 Sebelum memutuskan untuk memilih DSpace sebagai aplikasi repository, awalnya ada alternatif untuk menggunakan aplikasi Eprints, akan tetapi setelah dievaluasi ternyata Eprints menggunakan database mySql sehingga ketika data yang disimpan di database terlalu banyak, maka proses temu kembali informasi akan menjadi lama. Setelah melalui beberapa proses, akhirnya mereka memutuskan untuk menggunakan DSpace dengan alasan DSpace dinilai lebih fleksibel pada bagian databasenya. Mereka menjelaskan bahwa repository merupakan kumpulan karya ilmiah yang ada di suatu Institusi, sehingga repository tidak boleh diisi dengan file - file yang sifatnya tidak berkaitan dengan karya ilmiah. Misalnya sertifikat, cover buku, atau karangan bebas. Jika disebuah repository bersisi karya non ilmiah melebihi 10%, maka secara otomatis akan dibanned oleh google scholar, dampak yang terjadi rangking webometric akan menurun.

Lebih lanjut mereka menjelaskan bahwa untuk kepentingan kepangkatan bagi para dosen, sebuah kampus harus mempunyai sistem yang berbeda, sehingga di repository tidak akan berisi serifikat maupun peer review, melainkan murni berisi karya ilmiah. Firman mengungkapkan bahwa selama ini ketika kita berbicara tentang repository, kita hanya membahasa bagaimana input, upload, dan download file saja, akan tetapi kita jarang sekali membahasa tentang bagaimana proses preservasi digital yang ada di sebuah repository. Inti dari preservasi digital yaitu menjaga agar koleksi - koleksi yang ada di reposotory bisa didayagunakan oleh pemustaka di sepanjang waktu. Ada beberapa langkah yang dilakukan oleh Perpustakaan IPB dalam melakukan preservasi digital, yaitu dengan merubah pdf - pdf yang diunggah menjadi PDF A, sehingga diharapkan ketika file pdf sudah dirubah jenisnya, menjadi pdf A maka bisa dibuka dalam jangka waktu yang panjang. Selain itu, untuk mengantasisipasi terjadinya hack, mereka setiap bulannya melakukan backup database dan backup file-file yang sudah diunggah. 1 hal yang perlu di pertahatikan dalam proses backup, yaitu memastikan file-file hasil backup tersebut harus bisa di impor kembali dalam sisyem. File - file backup tersebut di simpan di media online dan di media offline.

Selain itu, mereka juga selalu mengupgrade DSpace setiap kali ada pembaharuan. Tujuannya yaitu untuk meminimalisir terjadinya hack. 2 tahun berturut - turut mahasiswa IPB menjuarai kejuaraan hacker nasional. Dampak yang terjadi banyak orang yang penasaran tentang security sistem yang ada di IPB, sehingga sering repository IPB mendapatkan serangan dari para hacker. Terkait hardware yang digunakan, IPB menyediakan 305 giga untuk database postgre, dan Hardisk 1,5 tera.